帳簿体系、それは主要簿＆補助簿。
日商簿記検定３級の試験では帳簿への記入問題がでます。ただ、一口に帳簿と言っても、いくつかの種類があります。そこで、まずは帳簿の体系を理解しましょう。
帳簿体系は大きく主要簿と補助簿に分かれます。
主要簿
仕訳帳と総勘定元帳の二つで、全ての取引が記入され、会社の規模や形態に関係なく、必要不可欠な帳簿です。
①仕訳帳
全ての取引を発生順に記録する帳簿です。いわば取引の日記帳のようなものです。
②総勘定元帳
仕訳帳は、取引が並んでいるだけなので、各勘定科目の現在の金額を把握するには、取引を全て合計する必要があり、その金額が即座にわかりません。
そこで、仕訳帳に記載された取引を、勘定科目ごとに設けられた勘定口座に記入しておくと、現在の金額が即座にわかるようになります。
例えば、現金の残高を把握するために、現金の取引だけ、その増減（借方、貸方）を、現金勘定に記入すれば、現在の現金の残高がわかります。
この勘定科目ごとに取引を集めた帳簿を総勘定元帳といいます。
日記帳とは別に、日記帳に記載されている事項を、旅行やデートと言ったイベントごとに、集め直した書類のようなものです。
そして、仕訳帳から総勘定元帳に記入することを「転記」と言います。
補助簿
会社の規模が大きくなり、取引が多く複雑になると主要簿だけでは会社の管理が不十分になります。そこで会社の管理上、必要に応じて作成、利用するのが、補助簿です。
例えば、今月の現金の入金・出金の内容を知りたい場合、現金の受け払いを記載した補助簿である現金出納帳を作成します。現金の受け払いが多い場合、仕訳帳や総勘定元帳だけでは、詳細な内容の把握できないので、別途、補助簿として、現金出納帳を作成して、詳細な内容がわかるようにするわけです。
すなわち補助簿は、主要簿と違って、必要不可欠なものではなく、会社が管理上、必要に応じて、作成、利用するものです。
また、補助簿の記録と、総勘定元帳の記録を照らし合わせ、 仕訳帳から総勘定元帳への転記ミスを発見することに利用することもできます。
これらの帳簿は、まさに手書きノートでして、文房具屋さんで売っています。ただ、わざわざ買う必要はありません。日付、金額、元丁（転記した総勘定元帳のページ）、仕丁（転記されてきた仕訳帳のページ）、摘要等、所定の記述さえしていれば、普通のノートで十分です。あとは改竄できないよう、必ずボールペンで書く、訂正は修正ペンや修正インクを使わず必ず二重線により訂正の履歴が残るようする等、記載に気をつけるだけです。
しかしながら、手書きノートを使っている会社は、まずないでしょう。なぜなら、多くの会社はなんらかの会計ソフトを使っているからです。
大規模な会社なら会社独自の会計ソフトをもっているかもしれませんし、小規模な会社なら市販の財務会計ソフトを使っているでしょう。「勘定奉行」、「弥生会計」、「PCA会計」と言った会計ソフトの名前は聞いたことがありますよね？
会計ソフトと使っていると以下のようなメリットがあります。
- 自動転記ができる。
手作業ならば、仕訳をして、総勘定元帳や各補助簿に自分自身、手書きで転記しないといけません。しかし会計ソフトでは、仕訳帳（ないし伝票）で仕訳を入力すれば、自動的に転記をしてくれます。面倒な作業は不要です。
但し、試験では手書きで転記しないといけません。面倒ですが、会計ソフトの自動転記の仕組みを理解するためにも、手書きでの転記を経験しておくべきですね。
- 自動集計される。
数字を入力すると、自動計算してくれるので、計算が正確なことは勿論、電卓を叩いての集計作業や検算作業から解放されます。
但し、試験では電卓を一生懸命、叩いてくださいね。
- ミスを防止できる。
金額入力ミスがあり、貸借が一致しない場合、仕訳が保存されない仕組みや、勘定科目があらかじめ設定されており、勘定科目を間違えないような仕組み等が、設定されています。
試験では、勘定科目を間違えないよう、見やすい文字で仕訳を記載してください。貸借が一致しているかも、必ず確認しましょう。
まとめ
帳簿体系＝主要簿（仕訳帳・総勘定元帳）＆補助簿。
（中井 達也）
